Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Quién responde por sus datos

CAUCE IA SAS, sociedad domiciliada en Bogotá D.C., Colombia.
NIT 902.110.471-1.
Correo para asuntos de datos personales: datos@cauce.space
WhatsApp y teléfono: +57 313 382 7724

El área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales es la representación legal de la sociedad, a través de los canales anteriores.

2. Qué hacemos

CAUCE IA instala y opera canales de atención automatizada por WhatsApp y otros canales de mensajería para empresas de cualquier sector: el sistema responde preguntas, agenda citas, toma reservas o pedidos, confirma, recuerda y escala a una persona del equipo cuando hace falta. Esta política aplica por igual a todos esos servicios, sin importar la actividad del negocio.

3. Tenemos dos papeles distintos, y conviene no confundirlos

Según de quién sean los datos, la ley nos asigna un papel diferente:

• Somos responsables de los datos de las personas que nos contactan: quien nos escribe por WhatsApp, quien nos deja su correo, y los datos de contacto comercial de las empresas con las que hablamos.
• Somos encargados de los datos de los clientes finales de nuestros clientes —pacientes, comensales, usuarios, compradores, según el negocio—. Ahí el responsable es la empresa contratante: ella decide qué se recoge, para qué y por cuánto tiempo. Nosotros solo los tratamos siguiendo sus instrucciones, bajo un contrato de transmisión de datos. No son nuestros y no los usamos para nada distinto de operar su servicio.

Si usted es cliente de una empresa que usa nuestro servicio y quiere ejercer sus derechos, puede dirigirse a esa empresa o a nosotros: en ambos casos su solicitud se atiende.

4. Qué datos tratamos y para qué

• Datos de contacto comercial de empresas y profesionales —nombre del negocio, persona de contacto, teléfono, correo, dirección y presencia pública en internet— obtenidos de fuentes públicas o entregados por el propio interesado. Finalidad: ofrecer nuestros servicios, responder solicitudes y mantener la relación comercial.
• Datos de quien nos escribe —nombre, número de WhatsApp, correo y el contenido de la conversación—. Finalidad: atender la solicitud y dejar constancia de lo acordado.
• Datos de los clientes finales de nuestros clientes —nombre, número de contacto, el motivo del contacto y los datos de la cita, reserva, pedido o solicitud—. Finalidad: agendar, confirmar, recordar, reagendar y responder preguntas, siempre por cuenta de la empresa contratante y solo para las finalidades que ella haya informado a sus titulares.
• Datos de facturación de nuestros clientes, para cumplir obligaciones tributarias y contables.

No recogemos más datos de los necesarios para esas finalidades, y no usamos los datos para finalidades distintas sin una nueva autorización.

5. Datos sensibles

La Ley 1581 llama sensibles a los datos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación: entre otros, los relativos a la salud, la vida sexual, los datos biométricos, el origen étnico, las convicciones religiosas o filosóficas y la afiliación sindical o política. Su tratamiento está prohibido salvo excepciones, y siempre exige reglas más estrictas.

Cuando la operación de un cliente implica datos sensibles, aplicamos estas reglas sin excepción:

• Se pide autorización previa, expresa e informada antes de guardar cualquier dato, y se conserva constancia de la fecha, el texto mostrado y la respuesta.
• Se advierte que responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo. Nadie está obligado a entregarlos, y negarse no impide ser atendido por otra vía.
• No se condiciona ninguna actividad a que el titular entregue datos sensibles.
• Se recoge únicamente el mínimo necesario para la finalidad, y nunca se pide más «por si acaso».

El caso de los datos de salud

Es el más estricto y merece mención aparte, porque es fácil subestimarlo: incluso el nombre de una persona junto a la fecha de una cita en un consultorio es un dato sensible de salud. En negocios del sector salud, además de lo anterior, el sistema no diagnostica, no recomienda medicamentos, no interpreta imágenes diagnósticas y no emite pronósticos ni promesas de resultado. Cuando una consulta requiere criterio profesional, se traslada a una persona del equipo.

6. Qué no hacemos

• No vendemos, arrendamos ni cedemos datos personales a nadie.
• No usamos los datos de los clientes finales de una empresa para ofrecerle servicios a otra, ni para nuestra propia prospección comercial.
• No cruzamos las bases de distintos clientes entre sí.
• No usamos el contenido de las conversaciones para entrenar modelos de inteligencia artificial propios ni de terceros.
• No condicionamos la entrega ni la supresión de datos al pago de facturas pendientes.

7. Con quién se comparten

Para operar el servicio usamos proveedores de tecnología que pueden procesar datos fuera de Colombia. Preferimos decirlo con nombre propio:

• Meta Platforms, como operador de la plataforma de WhatsApp Business, por la cual viajan los mensajes.
• Proveedores de modelos de lenguaje, que procesan el texto de la conversación para generar la respuesta, bajo acuerdos que prohíben su uso para entrenamiento.
• Proveedores de infraestructura donde corre el sistema, y el proveedor de facturación electrónica para los datos de facturación.

Estas operaciones se realizan como transmisión de datos, amparada en contratos que obligan al proveedor a cumplir esta política y a aplicar medidas de seguridad equivalentes, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. También atendemos los lineamientos de la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial.

No entregamos datos a autoridades sin una solicitud formal y legalmente fundada, y cuando la ley lo permite informamos al responsable antes de hacerlo.

8. Cuánto tiempo los conservamos

Los datos de los clientes finales se conservan mientras la empresa contratante sea cliente y lo instruya, y se entregan y suprimen a su solicitud al terminar la relación. Los registros técnicos de operación se depuran de forma automática en plazos cortos. Los datos de facturación se conservan por el término que exigen las normas tributarias y contables. Los datos de contacto comercial se conservan mientras exista interés legítimo en la relación, y se suprimen cuando el titular lo pide.

9. Sus derechos

Como titular de datos personales usted puede:

1. Conocer gratuitamente sus datos y el uso que se les ha dado.
2. Actualizar y rectificar datos parciales, inexactos, incompletos o desactualizados.
3. Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
4. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
5. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos.

Ninguno de estos derechos tiene costo y ninguno se condiciona a pagos pendientes.

10. Cómo ejercerlos

Escríbanos a datos@cauce.space o al WhatsApp +57 313 382 7724, indicando su nombre, la solicitud concreta y un dato de contacto. Si escribe desde una conversación de WhatsApp, basta con enviar la palabra BORRAR para iniciar una solicitud de supresión.

Plazos, conforme a la Ley 1581:

• Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, se le informa el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles más.
• Reclamos: se resuelven en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible, se le informa el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles más.

11. Este sitio web

Este sitio no usa cookies, no tiene analítica y no rastrea visitantes. No hay formularios: si quiere contactarnos, lo hace por WhatsApp o por correo, y ahí usted decide qué nos cuenta. Las tipografías se cargan desde Google Fonts, que puede registrar su dirección IP como parte de esa solicitud técnica. Nuestro proveedor de alojamiento inyecta además un script propio en las páginas, que nosotros no controlamos: no instala cookies y no nos entrega información sobre los visitantes.

12. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos: acceso restringido, cifrado en tránsito, credenciales separadas por cliente y depuración automática de registros de operación. Ningún sistema es infalible; si ocurriera un incidente que afecte datos personales, lo informaremos al responsable y a la autoridad cuando la norma lo exija.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 27 de septiembre de 2026. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta misma página y, cuando la norma lo exija, se comunicará a los titulares antes de aplicarlo.